Informationspflicht nach Artt. 13, 14 DSGVO bei der Erhebung personenbezogener Daten direkt oder nicht direkt beim Betroffenen

Ausschreibung und Vergabe

 

1. Verantwortlicher / Vertreter

Gemeinsame Kommunale Anstalt IT-Verbund Uelzen AöR
der Vorstand
Taubenstr. 4
29525 Uelzen
Telefon: +49 581 973824 – 0

2. Datenschutzbeauftragter

Joerg Feldt
Taubenstr.4
29525 Uelzen
Telefon: +49 581 9738 24 – 5500
E-Mail: datenschutz@it-verbund-uelzen.de

3. Für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 1204500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

4. Zweck der Datenerhebung

Ihre Daten werden dafür erhoben, um Vergabeverfahren nach den Vorgaben der einschlägigen Vergabebestimmungen effizient und rechtssicher abwickeln zu können. Im Rahmen der Durchführung der Eignungsprüfung ist das Vorliegen von möglichen Ausschlussgründen zu prüfen. Dies geschieht auf Basis der Unterlagen, die Sie uns bereitstellen.

Zweck der Verarbeitung ist die Anbahnung bzw. der Abschluss eines Vertrags über einen Auftrag im Rahmen der vergaberechtlichen Vorschriften.

5. Rechtsgrundlage

Die Daten werden auf folgenden Grundlagen erhoben:

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. GWB, VgV, UVgO, VOL/A.

6. Datenerhebung durch berechtigtes Interesse

Eine Datenerhebung durch berechtigtes Interesse dient nicht als Grundlage der Datenerhebung.

7. Empfänger der Daten

7.1 Interne Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden für die zweckgebundene Verarbeitung intern in weiteren Abteilungen verarbeitet werden. Hier sind zunächst folgende Abteilungen zu nennen:

  • Geschäftsführung
  • Steuerungsunterstützung

7.2 Externe Empfänger

Im Rahmen der Verarbeitung von Lieferantenanliegen werden u.U. auch externe Empfänger diese Daten erhalten. 

7.2.1 Behörden

  • Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Uelzen
  • Vergabekammer
  • Gerichte

8. Datenweitergabe an ein Drittland / internationale Organisation

Das Unternehmen beabsichtigt nicht die Daten in ein Drittland (Länder außerhalb der EU, an internationale Organisationen) zu übermitteln. 

Gerade in Hinblick auf die Verwendung von E-Mails ist jedoch nicht gewährleistet, dass aus technischen Gründen des E-Mail-Versands, die der Verantwortliche nicht zu vertreten hat, Daten in ein Drittland übermittelt werden können. 

8.1 Angemessenheitsbeschluss

Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.

8.2 Angemessene Garantien 

Der Nachweis angemessener Garantien ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.

9. Aufbewahrungszeitraum 

Die Daten werden solange gespeichert, wie dies zur Aufgabenerfüllung und Dokumentation erforderlich ist. Die Dauer ist dabei abhängig von der Art der vergaberechtlichen Maßnahme. So kann bspw. bei einer öffentlich geförderten Maßnahme eine Löschung grundsätzlich erst nach Prüfung durch die zuständige Behörde erfolgen. Bei nicht öffentlich geförderten Maßnahmen erfolgt eine Löschung grundsätzlich erst nach Ende unterschiedlicher Nachprüfungsfristen bzw. Einspruchsfristen gegen die erfolgte Vergabe.

Das Angebot, auf das der Zuschlag erteilt wurde, wird mindestens so lange aufbewahrt, bis alle Verpflichtungen des Auftragnehmers aus dem entsprechenden Vertrag erloschen sind.

Die Dokumentation sowie die Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen sind mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren bzw. bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags.

Ihre Firmenkontaktdaten werden darüber hinaus zur Vereinfachung der Abwicklung zukünftiger Vergabe / Konzessionen solange gespeichert, bis Sie dieser Speicherung widersprechen.

Die oben genannten erhobenen Daten sind zu der Zweckerfüllung erforderlich und werden gemäß des Datenminimierungsprinzips erhoben. Es werden nur die zur Zweckerfüllung nötigen Daten erhoben und auf das notwendige Maß beschränkt (Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO).

10. Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte:

  • Das Recht auf Auskunft, über die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche von Ihnen gespeichert hat. 
  • Das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen.                             
  • Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.
    Hierfür muss die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruhen.
    Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufes wird dadurch nicht berührt. 
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Bereitstellung Ihrer Daten in einem technisch lesbaren Format).         
  • Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

11. Datenherkunft

Die Daten werden von der betroffenen Person selbst zur Verfügung gestellt.

12. Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist:

  • vertraglich vorgeschrieben
  • für einen Vertragsabschluss erforderlich

Die betroffene Person ist verpflichtet diese Daten bereitzustellen. Sofern die Bereitstellung nicht erfolgt, ist der Zweck der Verarbeitung nicht zu erfüllen.

Die Erhebung der Daten ist erforderlich für die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses.

13. Automatisierte Entscheidung / Profilbildung

Die erhobenen Daten werden nicht verwendet, um automatisierte Entscheidungen herbeizuführen oder um Benutzerprofile zu erstellen.

14. Zweckerweiterung der Verarbeitung

Eine Zweckerweiterung/-änderung, d.h. eine andere Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den hier angegebenen Zwecken ist nicht vorgesehen.

15. Erhobene Datenkategorien

Es werden folgende personenbezogenen Daten erhoben, bzw. werden von der betroffenen Person bereitgestellt.

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Mailadresse
  • Funktion
  • Kontonummer
  • Jahresumsatz
  • frühere Insolvenzen
  • sowie weitere Angaben gemäß Eigenerklärung