Informationspflicht nach Artt. 13, 14 DSGVO bei der Erhebung personenbezogener Daten direkt oder nicht direkt beim Betroffenen

Bewerbermanagement

Jobilla

 

1. Verantwortlicher / Vertreter

Gemeinsame Kommunale Anstalt IT-Verbund Uelzen AöR
der Vorstand
Taubenstr. 4
29525 Uelzen
Telefon: +49 581 973824 – 0

2. Datenschutzbeauftragter

Joerg Feldt
Taubenstr.4
29525 Uelzen
Telefon: +49 581 9738 24 – 5500
E-Mail: datenschutz@it-verbund-uelzen.de

3. Für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 1204500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

4. Zweck der Datenerhebung

Abwicklung von Rekrutierungsprojekten mit Jobilla, wie z.B. die Annahme von Bewerbungen sowie die Bewertung und Auswahl von Kandidaten.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO[1] iVm § 26 Abs. 1 BDSG[2]. Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen gem. § 12 NDSG[3] findet Anwendung.

5. Rechtsgrundlage

Die Datenerhebung erfolgt im Rahmen der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. 

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO[1] iVm § 26 Abs. 1 BDSG[2]. Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen gem. § 12 NDSG[3] findet Anwendung.

6. Datenerhebung durch berechtigtes Interesse

Berechtigtes Interesse siehe Nr. 5 (Besetzung von Vakanzen) sowie Nr. 7.2.1 (effizienter Betrieb des Bewerbermanagements) und Nr. 7.2.2 (Abwehr von Rechtsansprüchen).

7. Empfänger der Daten

7.1 Interne Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden für die zweckgebundene Verarbeitung intern in weiteren Abteilungen verarbeitet werden. Hier sind zunächst folgende Abteilungen zu nennen:

  • Geschäftsführung
  • Personalabteilung
  • zukünftige Vorgesetzte, z.B. Abteilungsleiter

7.2 Externe Empfänger

Aus dem Bewerbungsverfahren ergeben sich weitere Offenlegungen der Daten:

7.2.1 Dienstleister / Personalagentur

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse), um den Bewerbungsprozess effizient betreiben zu können.

Der Dienstleister ist die:

Muttergesellschaft: Jobilla Oy, Vilhonkatu 4, 00100 Helsinki, Finland – Tel.: +358 45 2 784 844
mit Niederlassung:  Jobilla DACH GmbH, Friedenstraße 91 / 91 a, 10249 Berlin, Deutschland – Tel.: +49 30 31 193 692

7.2.2 Rechtsstreitigkeiten

Im Falle von Rechtsstreitigkeiten können die Daten an Rechtsanwälte, Gerichte, Streitschlichter weitergegeben werden. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse), um Rechtsansprüche abwehren zu können.

8. Datenweitergabe an ein Drittland / internationale. Organisation

Das Unternehmen beabsichtigt nicht die Daten in ein Drittland (Länder außerhalb der EU, an internationale Organisationen) zu übermitteln. 

Gerade in Hinblick auf die Verwendung von E-Mails ist jedoch nicht gewährleistet, dass aus technischen Gründen des E-Mail-Versands, die der Verantwortliche nicht zu vertreten hat, Daten in ein Drittland übermittelt werden können. 

8.1 Angemessenheitsbeschluss

Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt. 

8.2 Angemessene Garantien 

Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt. 

9. Aufbewahrungszeitraum

Die erhobenen Daten werden zum Zwecke der Geschäftsaufzeichnung, zu Dokumentationspflichten oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen entsprechend aufbewahrt und nach Ablauf folgender Fristen gelöscht:     

  • Bewerberdaten werden 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsprozesses aufbewahrt. Dies ergibt sich aus § 21 Abs. 5 AGG[4] mit einer entsprechenden Bearbeitungszeit von 4 Monaten.
  • Bewerberdaten werden nach Ablauf von 6 Monaten durch geeignete Verfahren, welche sich aus dem Bewerberverfahren ergeben (postalisch, elektronisch), vernichtet.
  • Eine längere Aufbewahrung der Bewerberdaten, z.B. für die weitere Verwendung anderer Vakanzen, ist nur mit Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO möglich und muss die Anforderungen gem. Art. 7 Abs. 1-4 DSGVO erfüllen. In diesem Fall werden die Daten für maximal ein weiteres Jahr aufbewahrt.

10. Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte:

  • Das Recht auf Auskunft, über die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche von Ihnen gespeichert hat. 
  • Das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen.                             
  • Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.
    Hierfür muss die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruhen .
    Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufes wird dadurch nicht berührt. 
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Bereitstellung Ihrer Daten in einem technisch lesbaren Format).                     
  • Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

11. Datenherkunft

Die Daten werden von der betroffenen Person selbst zur Verfügung gestellt.

12. Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e) DSGVO)

Die Erhebung der Daten ist zumindest in dem Umfang erforderlich, der benötigt wird, um die Eignung des Bewwerbers  für die Vakanz feststellen zu können. Darüberhinaus gehende Informationen werden vom Bewerber freiwillig zur Verfügung gestellt – hierauf hat der IT-Verbund Uelzen keinen Einfluss.

13. Automatisierte Entscheidung / Profilbildung

Die erhobenen Daten werden nicht verwendet, um automatisierte Entscheidungen herbeizuführen oder um Benutzerprofile zu erstellen.

14. Zweckerweiterung der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)

Eine Zweckerweiterung/-änderung, d.h. eine andere Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den hier angegebenen Zwecken ist nicht vorgesehen.

15. Erhobene Datenkategorien

Es werden folgende personenbezogenen Daten erhoben, bzw. werden von der betroffenen Person bereitgestellt.

15.1 Bewerber

  • Name, Vorname
  • Kontaktdaten (Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mail)
  • Lebenslauf
  • Arbeitszeugnisse / Beurteilungen
  • Fortbildungsnachweise
  • Arbeitsproben, und andere Daten, die Sie uns zusätzlich zur Verfügung stellen
  • Antworten aus Freifeldern von Online-Formularen
  • Antworten auf Multiple-Choice-Fragen

 

[1] Datenschutz-Grundverordnung
[2] Bundesdatenschutzgesetz
[3] Niedersächsisches Datenschutzgesetz
[4] Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz